Ile kosztuje outsourcing administracji firmy

Koszt outsourcingu administracji zależy od liczby spraw, zakresu odpowiedzialności i potrzebnej dostępności. Dla punktu odniesienia: dwa publiczne cenniki wsparcia administracyjnego pokazują ceny 850 zł netto i 1190 zł netto za pakiet 10 godzin. Nie jest to średnia rynkowa ani cena pełnej obsługi biura. Do budżetu trzeba doliczyć ewentualne wdrożenie, narzędzia, zadania dodatkowe oraz czas osoby nadzorującej współpracę w firmie. Źródła tych cen to WirtualnaAsystentka.com i Brella.

W małej firmie ważniejsze od najniższej stawki jest to, ile kosztuje doprowadzenie spraw do końca. Tani pakiet nie rozwiąże problemu, jeśli właściciel nadal musi szukać dokumentów, przypominać o terminach i poprawiać wykonane zadania. Poniżej pokazujemy, co składa się na cenę i jak przygotować budżet, który obejmuje rzeczywisty zakres pracy.

Za co płacisz w outsourcingu administracji

Outsourcing administracji polega na przekazaniu zewnętrznemu wykonawcy uzgodnionych czynności lub procesów biurowych. Mogą to być obieg dokumentów, obsługa wspólnej skrzynki, aktualizacja danych, pilnowanie terminów i przygotowanie zestawień.

Cena może obejmować samo wykonanie wskazanych zadań albo również kontrolę kompletności, przypomnienia i prowadzenie listy spraw do zakończenia. To różne zakresy. Dlatego przy wycenie warto opisać wynik, na przykład: „Każde zakończone zlecenie ma podpisany protokół i komplet załączników, a braki są na liście z terminem uzupełnienia”.

Przygotowanie dokumentów dla księgowości nie oznacza automatycznie prowadzenia ksiąg. Podobnie zbieranie wniosków pracowniczych nie zastępuje specjalistycznej obsługi kadrowej. Te zakresy powinny być wycenione i opisane oddzielnie. Listę zadań wraz z granicami odpowiedzialności znajdziesz w artykule jakie zadania administracyjne można oddać na zewnątrz.

Przykładowe ceny pakietów godzinowych

Publiczne cenniki pozwalają sprawdzić skalę wydatku na ograniczony pakiet pracy. Nie pokazują jednak ceny każdego możliwego procesu.

WirtualnaAsystentka.com wskazuje możliwość przenoszenia niewykorzystanych godzin i brak opłaty wstępnej. Brella opisuje abonament z minimalnym okresem czterech miesięcy. Są to warunki konkretnych ofert, nie standard obowiązujący wszystkich dostawców. Ceny i zasady sprawdzisz w ich cenniku pakietów administracyjnych oraz cenniku abonamentów.

Porównuj ceny na tej samej podstawie, netto z netto albo brutto z brutto. Osobno ustal kwotę do zapłaty i sposób rozliczenia podatku właściwy dla Twojej firmy. Nie porównuj faktury netto za usługę z wynagrodzeniem netto pracownika, bo te liczby opisują inne koszty.

Ile kosztują pakiety administracji w Invra

Na stronie usługi Zdalny Pracownik Biurowy prezentujemy pakiety oparte na liczbie procesów:

Kwoty pochodzą z cennika na stronie usługi. W ofercie dla swojej firmy potwierdź zakres, liczbę spraw, dostępność, warunki rozliczenia i to, czy podane ceny są netto czy brutto. Liczba procesów sama nie określa obciążenia: obieg kilkunastu dokumentów i obieg kilkuset dokumentów wymagają innej organizacji pracy.

Pakiet procesowy i pakiet godzinowy nie są bezpośrednio porównywalne. W pierwszym trzeba dokładnie ustalić, jakie etapy obejmuje obsługa. W drugim trzeba sprawdzić, ile pracy zmieści się w dostępnych godzinach i co stanie się po ich wykorzystaniu.

Pierwszy miesiąc może kosztować więcej niż kolejne

Jeżeli do abonamentu dochodzi opłata wdrożeniowa, początkowy wydatek jest większy. Dla opisanego wyżej pakietu Starter suma abonamentu i wdrożenia wynosi 2300 zł. Przy trzech pełnych miesiącach obsługi te dwie pozycje dają 3900 zł, czyli średnio 1300 zł miesięcznie w tym okresie.

To arytmetyka dla podanych kwot, bez dodatkowych usług i rozliczeń podatkowych. Pokazuje, dlaczego warto oddzielić budżet na start od regularnego abonamentu. Nie rozkładaj wdrożenia na długi okres, jeśli na razie planujesz tylko krótki pilotaż.

Co najbardziej wpływa na cenę obsługi administracyjnej

Liczba spraw i czas potrzebny do ich zakończenia

Pięćdziesiąt kompletnych dokumentów może wymagać mniej pracy niż dziesięć spraw, w których trzeba wielokrotnie dopytywać o dane. Podaj dostawcy liczbę faktur, zgłoszeń lub zleceń i pokaż kilka typowych przypadków, również tych z brakami.

Przybliżony czas pracy oszacujesz, mnożąc liczbę podobnych spraw przez czas ich obsługi i dodając stałe czynności, takie jak raportowanie. Najlepiej oprzeć tę kalkulację na pomiarze lub pilotażu. Sam czas zapisania pliku nie uwzględnia szukania danych, przypomnień i wyjaśnień.

Godziny dostępności i czas reakcji

Obsługa dokumentów raz dziennie ma inne wymagania niż odpowiadanie klientom przez cały dzień. Ustal, czy firma potrzebuje wykonania zadania do następnego dnia, czy reakcji w krótkim czasie.

Pakiet godzin pracy nie oznacza nieprzerwanej dostępności przez cały miesiąc. Sprawdź, kiedy wykonawca odbiera sprawy, jak oznaczać zadania pilne i czy zmiana priorytetu wpływa na koszt.

Stopień samodzielności i odpowiedzialność

Wprowadzenie danych z gotowej listy to węższy zakres niż kontrola braków, kontakt z pracownikami i doprowadzanie dokumentów do kompletności. Większa samodzielność może wymagać więcej wiedzy o firmie oraz dokładniejszych instrukcji.

Oddziel działania wykonawcy od decyzji, które pozostają po Twojej stronie. Administracja może przygotować listę płatności, ale osoba uprawniona zatwierdza wydatki. Podobnie zmiana warunków dla klienta lub decyzja kadrowa wymaga ustalonej akceptacji.

Liczba systemów i jakość danych

Jeżeli dane klienta są w jednym systemie, zadanie przebiega inaczej niż wtedy, gdy trzeba odtworzyć je z kilku arkuszy i wiadomości. Przed wyceną pokaż wykonawcy, gdzie znajdują się dokumenty, aktualne statusy i zatwierdzone informacje.

Ustal również, kto odpowiada za licencje i dostęp do narzędzi. Automatyzacja może ograniczyć powtarzalną pracę, ale jej przygotowanie oraz utrzymanie też mogą być elementami kosztu. Zapytaj, co obejmuje oferta i które rozwiązania wymagają osobnego ustalenia.

Zastępstwo i większe obciążenie

Jeżeli proces musi działać podczas nieobecności osoby obsługującej firmę, zapytaj o przygotowanego zastępcę i utrzymanie terminów. Sprawdź też, jak rozliczany jest sezonowy wzrost liczby spraw. Dokupienie czasu nie zawsze oznacza, że dodatkowa osoba będzie dostępna od razu.

Budżet dla firmy 5, 10 i 30 osobowej

Liczba pracowników nie wystarcza do wyceny. Mała firma handlowa może mieć więcej dokumentów niż większa firma realizująca kilka dużych projektów. Poniższa tabela pokazuje przykładowe założenia do kalkulacji, nie przeciętne zapotrzebowanie firm tej wielkości.

Przyjmujemy umowną stawkę 100 zł netto za godzinę, wyłącznie do pokazania rachunku. Rzeczywista oferta może być rozliczana inaczej i obejmować inny zakres.

Do każdej kwoty dodaj ewentualne wdrożenie, potrzebne narzędzia i czas osoby nadzorującej proces w Twojej firmie. Liczby godzin trzeba sprawdzić na rzeczywistych zadaniach. Nie oznaczają one obsługi dowolnej liczby klientów, dokumentów ani pełnej dostępności telefonicznej.

W firmie pięcioosobowej rozsądny start może obejmować tylko dokumenty i terminy. W dziesięcioosobowej warto sprawdzić, kto pilnuje kompletności zleceń. W trzydziestoosobowej często potrzebny jest wyraźny podział między koordynatorem wewnętrznym a zewnętrzną obsługą. Przy większym, stałym obciążeniu porównaj również outsourcing administracji z własnym pracownikiem.

Koszty, których nie widać w samym abonamencie

Pełny budżet obejmuje obsługę zewnętrzną, wdrożenie, dodatkowe narzędzia i pracę pozostającą w firmie. Ostatnia pozycja bywa pomijana, choć może znacząco zmieniać wynik porównania.

Zapisz, ile czasu właściciel lub kierownik poświęca na przygotowanie danych, zatwierdzanie wyjątków i poprawki. Oddziel większy wysiłek podczas uruchomienia od nadzoru potrzebnego później. Jeżeli każde zadanie nadal wymaga długiego wyjaśnienia, trzeba poprawić reguły lub zakres współpracy.

Zapytaj także o:

• porządkowanie dokumentów sprzed rozpoczęcia obsługi,
• zadania poza pakietem i pracę pilną,
• rozliczanie poprawek po błędzie wykonawcy,
• przenoszenie niewykorzystanych godzin,
• okres wypowiedzenia i minimalny czas współpracy,
• przekazanie dokumentów oraz otwartych spraw po zakończeniu umowy.

Nie zakładaj, że wszystkie te pozycje będą płatne osobno. Część dostawców uwzględnia je w cenie. Potrzebujesz jednak jasnej odpowiedzi przed rozpoczęciem współpracy.

Jak policzyć dzisiejszy koszt pracy wewnątrz firmy

Jeżeli porównujesz outsourcing z obecnym sposobem pracy, policz czas wszystkich osób uczestniczących w procesie. Uwzględnij wykonanie czynności, przypomnienia, uzupełnianie braków i poprawki. Dla pracownika bierz pod uwagę pełny koszt zatrudnienia przypisany do porównywanego zakresu, zamiast samej wypłaty.

Przy własnym stanowisku dochodzą narzędzia, rekrutacja, wdrożenie i organizacja zastępstwa. Nie przypisuj całego kosztu pracownika do obiegu faktur, jeśli ta sama osoba obsługuje również klientów i biuro. Po przekazaniu faktur ktoś nadal będzie musiał wykonywać pozostałe obowiązki.

Oceń również udokumentowane koszty błędów: ponowny wyjazd, korektę dokumentów czy opóźnione przygotowanie rozliczenia. Nie wpisuj do kalkulacji hipotetycznych strat tylko po to, by uzasadnić zakup usługi. Wartość odzyskanego czasu też wymaga konkretu: co właściciel lub zespół zrobi dzięki odciążeniu?

Więcej o rozpoznaniu tego momentu znajdziesz w artykule kiedy outsourcing administracji zaczyna się opłacać.

Jak poprosić o ofertę, którą da się porównać

Zamiast pytać wyłącznie „ile kosztuje administracja?”, przekaż krótki opis jednego obszaru. Na przykład:

Chcemy przekazać kompletowanie dokumentów po zleceniach serwisowych. Protokół i zdjęcia przesyła technik, a dokumenty mają trafić do folderu zlecenia. Potrzebujemy kontroli braków, przypomnień i tygodniowej listy spraw wymagających decyzji. Prosimy o wycenę dla zwykłego miesiąca oraz większej liczby zleceń w sezonie.

Do opisu dodaj liczbę spraw, potrzebny czas reakcji, używane systemy i przykłady wyjątków. Poproś o wskazanie, co jest w cenie, co wymaga akceptacji i jak rozlicza się większy zakres.

Po otrzymaniu oferty ustal mierniki dla pilotażu. Mogą to być odsetek kompletnych dokumentów w terminie, liczba poprawek, zaległości i czas nadzoru właściciela. Bez takiego porównania trudno stwierdzić, czy niska cena oznacza oszczędność.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje outsourcing administracji miesięcznie?

Cena zależy od zakresu, liczby spraw i dostępności. Przytoczone publiczne cenniki pokazują pakiety 10 godzin za 850 zł netto oraz 1190 zł netto. Nie jest to cena pełnego biura. W pakiecie procesowym trzeba osobno ustalić etapy obsługi, limity i koszt uruchomienia.

Czy abonament obejmuje wdrożenie?

Nie zawsze. Jedni wykonawcy uwzględniają start w pakiecie, inni naliczają osobną opłatę. Sprawdź, czy wdrożenie obejmuje instrukcje, dostępy, uporządkowanie danych i uruchomienie raportowania. W cenniku Invra opłata startowa jest oddzielona od abonamentu.

Czy outsourcing administracji obejmuje księgowość i kadry?

Tylko jeśli wyraźnie zapisano taki zakres i zapewniono odpowiednie kompetencje. Zebranie oraz uporządkowanie materiałów dla księgowości jest inną usługą niż prowadzenie ksiąg. Analogicznie obieg dokumentów pracowniczych nie oznacza automatycznie rozliczania kadr i płac.

Czy tańsza godzina oznacza niższy koszt współpracy?

Nie zawsze. Liczy się czas potrzebny do poprawnego zakończenia zadania, zakres samodzielności i praca pozostająca po stronie firmy. Porównuj oferty dla tych samych spraw i terminów.

Czy automatyzacja może obniżyć cenę?

Może ograniczyć czas powtarzalnych czynności, ale najpierw trzeba ustalić poprawny proces i dane wejściowe. Zapytaj o koszt przygotowania, utrzymania i obsługi wyjątków. Oszczędność warto potwierdzić na rzeczywistych zadaniach.

Checklista przed ustaleniem budżetu

• Wybierz jeden proces i zapisz jego oczekiwany wynik.
• Podaj liczbę typowych spraw oraz przewidywany szczyt obciążenia.
• Oddziel wykonanie czynności od decyzji właściciela.
• Ustal godziny obsługi, czas reakcji i zastępstwo.
• Sprawdź abonament, wdrożenie, narzędzia i zasady dopłat.
• Potwierdź, czy ceny są netto czy brutto i jaki jest okres zobowiązania.
• Oszacuj czas nadzoru, który zostanie w Twojej firmie.
• Uzgodnij pomiar jakości przed rozszerzeniem zakresu.

Jeżeli nie znasz jeszcze liczby spraw, przez tydzień zapisuj, co wpływa do biura i kto zajmuje się kolejnymi etapami. To dobry materiał do wyceny. Szerszy opis organizacji współpracy znajdziesz w przewodniku po outsourcingu administracji w małej firmie.

Chcesz ustalić budżet dla swojego obiegu dokumentów, korespondencji lub terminów? Porozmawiajmy o zadaniach, które chcesz przekazać. Zaczniemy od zakresu i sposobu sprawdzania wyniku.